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28/03/2026 09:30:00

TCE-MT esclarece critérios para descarte de documentos previdenciários temporários

Sob relatoria do conselheiro Alisson Alencar, o apontamento foi feito em esposta à consulta feita pelo Instituto de Previdência Social de Sinop

O Tribunal de Contas de Mato Grosso (TCE-MT) orientou que documentos relativos a benefícios assistenciais temporários concedidos pelos municípios sejam preservados pelo maior prazo possível, devendo permanecer arquivados até que se esgote qualquer possibilidade de questionamento judicial sobre a matéria. Sob relatoria do conselheiro Alisson Alencar, o apontamento foi feito em esposta à consulta feita pelo Instituto de Previdência Social de Sinop e apreciada na sessão ordinária de terça-feira (24).

Consta do processo a necessidade de conhecer o prazo mínimo recomendado para a conservação dos documentos administrativos, como auxílio-doença, salário-maternidade e auxílio-reclusão. A compatibilidade dos prazos prescricionais previstos na legislação previdenciária e tributária, bem como orientações técnicas para descarte seguro, também foram pontos questionados pelo instituto.

Conforme o relator do processo, os institutos previdenciários devem elaborar tabela de temporalidade de documentos, considerando o maior prazo prescricional ou decadencial possível previsto na legislação para fins de guarda dos documentos.

“Cabe ao órgão elaborar tabela de temporalidade dos documentos, os prazos de utilidade e conservação nos termos da Resolução de Consulta TCE-MT 14/2008. Desse modo, em relação aos documentos previdenciários, a temporalidade dos documentos está vinculada ao prazo em que os benefícios podem ser questionados judicialmente, seja nas legislações previdenciária ou tributária", salientou Alisson Alencar.

Com relação ao descarte seguro, o conselheiro apontou que o descarte de documentos deve observar boas práticas de segurança da informação e governança, seguindo normas técnicas aplicáveis, que garantam a eliminação segura e irreversível das informações.

A ementa aprovada na sessão, acompanhada por unanimidade dos conselheiros, ainda destacou que cabe ao órgão observar as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e da Organização Internacional de Normalização (ISO). Além disso, deve-se atentar ao guia prático de gestão de processos do Governo Federal, sem perder de vista o Decreto 10278/2020, que trata da técnica e do tratamento dos documentos digitalizados.